«Podría encargarme, si llegan las fotos» no es una tarea asignada. «Lo vemos el viernes» tampoco fija por sí solo la fecha de entrega. Al crear actas de reuniones con IA, el primer trabajo es conservar esas diferencias: una tabla impecable puede transformar una idea en una obligación.
Convertiremos notas ficticias en un acta que muestre qué puede ejecutar el equipo y qué debe aclarar. Bastan notas escritas; no hace falta grabar la reunión.
1. Numera las notas antes de resumir
El equipo ficticio de Estudio Vértice prepara un catálogo. Estas son las notas completas disponibles:
- [1] Contexto: reunión del 9 de septiembre. Asistentes: Julia, Mateo y Noa. Tema: catálogo de productos.
- [2] Acuerdo: los tres aprueban preparar una prueba con ocho productos antes de decidir si se amplía el catálogo. No se fija fecha de publicación.
- [3] Acción acordada: Noa acepta comprobar qué fotografías de esos ocho productos están disponibles y compartir la lista antes del 11 de septiembre.
- [4] Oferta condicionada: Mateo dice «puedo maquetar la prueba si recibimos todas las fotos». No se confirma el encargo ni se fija plazo.
- [5] Propuesta: Julia sugiere contratar fotografía externa. No se aprueba contratación ni presupuesto.
- [6] Apunte ambiguo: «Lo vemos el viernes». No se indica qué se verá ni si es una reunión o una entrega.
- [7] Pendiente: hay que comprobar los permisos de uso de las imágenes. Nadie asume la tarea y no se fija fecha.
Antes de usar notas reales, comprueba que la herramienta y los datos estén autorizados. Retira información personal y confidencial innecesaria.
2. Distingue cuatro tipos de información
| Tipo | Respaldo necesario | Ejemplo |
|---|---|---|
| Decisión | Aprobación explícita | Prueba con ocho productos [2] |
| Acción acordada | Encargo aceptado; plazo si está registrado | Noa comprueba fotos antes del día 11 [3] |
| Propuesta u oferta | Idea o disponibilidad; falta aprobación | Fotografía externa [5]; oferta de Mateo [4] |
| Pendiente | Hueco o ambigüedad reconocidos | Permisos [7]; significado de «lo vemos» [6] |
Una acción aceptada puede carecer de plazo: escribe «plazo no acordado». Para Mateo falta confirmar incluso el encargo; atribuirle una tarea definitiva sería otro salto.
3. Un prompt para crear el acta desde las notas
Copia el bloque completo: contiene la fuente necesaria para evaluar la respuesta.
Prepara un borrador de acta en español a partir SOLO de estas notas. Usa: contexto; decisiones; acciones acordadas; propuestas y ofertas; pendientes y preguntas. Referencia cada entrada con [n]. Para acciones, muestra tarea, responsable y plazo. Si falta un dato, escribe "no acordado". No asignes tareas por cargo o por quién mencionó un problema. No conviertas ofertas condicionadas en encargos. No deduzcas fechas a partir de frases ambiguas. No inventes presupuesto, aprobación, publicación ni tareas realizadas. Conserva las condiciones relevantes. Termina con preguntas concretas para cerrar los huecos. No envíes nada. NOTAS: [1] Reunión del 9 de septiembre. Julia, Mateo y Noa. Catálogo de productos. [2] Los tres aprueban una prueba con ocho productos antes de decidir si amplían el catálogo. Sin fecha de publicación. [3] Noa acepta comprobar las fotos disponibles de esos ocho productos y compartir la lista antes del 11 de septiembre. [4] Mateo: "puedo maquetar la prueba si recibimos todas las fotos". Sin encargo confirmado ni plazo. [5] Julia propone fotografía externa. Sin contratación ni presupuesto aprobados. [6] "Lo vemos el viernes". Sin indicar asunto ni si es reunión o entrega. [7] Comprobar permisos de las imágenes: nadie acepta la tarea; sin fecha. FIN DE NOTAS.
Evita pedir que «complete todos los campos para que quede profesional». Un campo sin asignar puede ser el dato más útil del acta.
4. Ejemplo de acta con el respaldo a la vista
El siguiente ejemplo es una elaboración editorial ilustrativa; no procede de una prueba real de una herramienta de IA.
Borrador de acta — Estudio Vértice
9 de septiembre. Julia, Mateo y Noa. Catálogo de productos. [1]Decisión: prueba con ocho productos antes de decidir la ampliación. Sin fecha de publicación acordada. [2]
Acción acordada: Noa comprobará las fotos disponibles de los ocho productos y compartirá la lista antes del 11 de septiembre. Tarea sin constancia de finalización. [3]
Oferta condicionada: Mateo puede maquetar la prueba si llegan todas las fotos. Encargo pendiente de confirmar; plazo no acordado. [4]
Propuesta: fotografía externa. Contratación y presupuesto sin aprobar. [5]
Pendientes: aclarar «lo vemos el viernes» [6]; asignar la comprobación de permisos y acordar un plazo [7].
Preguntas: ¿Qué se verá el viernes: reunión o entrega? ¿Se confirma el encargo de Mateo si están todas las fotos, y con qué plazo? ¿Quién comprobará los permisos y para cuándo?
Noa comprueba disponibilidad; conseguir fotos y aprobar permisos son tareas distintas, no asignadas a ella [3].
5. Cómo corregir un acta convincente pero incorrecta
Supón que el borrador dice: «Mateo entregará el catálogo el viernes y Julia contratará al fotógrafo». Hay cuatro cambios sin respaldo: oferta convertida en encargo, prueba convertida en catálogo completo, frase ambigua convertida en plazo y propuesta convertida en contratación.
Pide una corrección concreta: «Revisa esas dos frases contra [2], [4], [5] y [6]. Mantén la prueba de ocho productos como decisión; devuelve la oferta de Mateo y la contratación a sus estados originales. Deja el viernes pendiente de aclaración». Después coteja tú la nueva versión. Solicitar otra respuesta no demuestra que el fallo esté resuelto.
Lista de comprobación antes de circular el acta
- ¿Cada acuerdo tiene una aprobación explícita en las notas?
- ¿Se conservan alcance, condiciones y plazos exactos, incluido «antes del»?
- ¿Responsable de una tarea y persona que planteó una idea siguen separados?
- ¿Las acciones pendientes siguen pendientes, sin marcarse como terminadas?
- ¿Se muestran ofertas, asuntos sin asignar y ambigüedades?
- ¿El equipo puede confirmar o corregir el borrador antes de tratarlo como definitivo?
Prueba breve: una acción sin fecha
Notas nuevas: «El equipo acuerda que Alba envíe la lista de proveedores. Alba acepta. Iván propone tenerla el martes; nadie confirma esa fecha». Escribe la acción sin perder el acuerdo ni inventar su plazo.
Ver una solución razonada
Acción acordada: enviar la lista de proveedores. Responsable: Alba. Plazo: no acordado. El martes es una propuesta de Iván pendiente de confirmar. Pregunta de seguimiento: «Alba, ¿qué plazo podemos acordar para el envío?». La falta de fecha no borra que Alba aceptó la tarea.
Si el acta dará lugar a un mensaje externo, revisa de nuevo qué puede comunicarse como compromiso: nuestro ejemplo de respuesta a una reclamación con IA muestra ese paso. Para practicar con más encargos completos, Manos a la IA reúne 12 talleres, 12 prácticas resueltas y un encargo final: redactar, comprobar y decidir qué resultado está listo para usar.